Digitale Buchhaltung mit DATEV

Wie funktioniert digitale Buchhaltung mit DATEV?

Grundlage ist DATEV Unternehmen online, das gemeinsame digitale Portal von Kanzlei und Mandant. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden gescannt, fotografiert oder direkt aus Ihren Systemen übertragen; Kontoumsätze holt DATEV per Bankschnittstelle automatisch ab. Wir buchen darauf aufbauend laufend – in der Regel monatlich – und Sie haben jederzeit Zugriff auf Belege und Auswertungen. Ordner, Papierstapel und Fahrten zur Kanzlei entfallen. Wenn Sie heute noch mit Pendelordnern arbeiten, begleiten wir Sie Schritt für Schritt in die digitale Arbeitsweise. Dabei denken wir Ihre Abläufe mit: Wir optimieren die Prozesse rund um Belegfluss und Zahlungsverkehr und wirken bei der Einbindung der Schnittstellen mit – etwa von Kassensystem, Warenwirtschaft oder Rechnungsprogramm zu DATEV.

Was bedeutet GoBD-konform?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sind der Maßstab, an dem das Finanzamt Ihre Buchführung misst. Wichtig sind vor allem Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Digitale Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden; die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt seit 2025 grundsätzlich acht Jahre. Wir sorgen dafür, dass Ihre Prozesse diesen Anforderungen genügen – damit eine spätere Betriebsprüfung ohne böse Überraschungen verläuft. Auch bei der Verfahrensdokumentation unterstützen wir Sie, von der erstmaligen Erstellung bis zur laufenden Aktualisierung.

Dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden?

Ja – das ersetzende Scannen ist nach den GoBD ausdrücklich zulässig, auch mobil per Smartphone. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Verfahrensdokumentation: Erst wenn der Scanprozess dort nachvollziehbar beschrieben ist und die Digitalisate vollständig, lesbar und unveränderbar aufbewahrt werden, dürfen die Papierbelege vernichtet werden. Ausgenommen sind Dokumente, die im Original vorliegen müssen (etwa notarielle Urkunden oder Zollpapiere). Wir erstellen die Verfahrensdokumentation gemeinsam mit Ihnen und richten den Prozess so ein, dass Ihre Belegablage papierfrei wird – ohne Risiko in der Betriebsprüfung.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihrem Unternehmen entstehen, verarbeitet und aufbewahrt werden – Betriebsprüfer fragen sie inzwischen routinemäßig ab. Fehlt sie, ist das ein formeller Mangel; zur Verwerfung der Buchführung führt das nach den GoBD zwar nur, wenn die Nachvollziehbarkeit tatsächlich beeinträchtigt ist – in der Prüfungspraxis schwächt eine fehlende Dokumentation Ihre Position aber erheblich. Wir erstellen sie einmal sauber und halten sie bei Prozessänderungen aktuell.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Der Rhythmus richtet sich nach Ihrer Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres:

• Monatlich bei mehr als 9.000 € Zahllast im Vorjahr
• Vierteljährlich bei einer Zahllast bis 9.000 €
• Befreiung von der Voranmeldung ist bei bis zu 2.000 € Vorjahres-Zahllast möglich

Für Gründer gilt: Die frühere Pflicht, in den ersten beiden Jahren stets monatlich abzugeben, ist für die Jahre 2021 bis 2026 ausgesetzt – im Gründungsjahr entscheidet stattdessen die voraussichtliche Steuer über den Rhythmus. Übermittelt wird grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich der Termin um einen Monat nach hinten – Quartalszahler erhalten sie ohne Sondervorauszahlung und haben damit in der Praxis regelmäßig einen Monat mehr Zeit (z. B. erstes Quartal: 10. Mai statt 10. April); Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorjahressteuer. Hier zahlt sich saubere digitale Buchhaltung direkt aus: Wer seine Belege zeitnah übergibt und laufend gebucht wird, braucht die Dauerfristverlängerung oft gar nicht – als Monatszahler sparen Sie damit die Sondervorauszahlung, das Geld bleibt im Unternehmen und Ihre Liquidität lässt sich besser planen. Ein zusätzlicher Liquiditätshebel ist die Ist-Versteuerung (§ 20 UStG): Die Umsatzsteuer entsteht erst mit dem Zahlungseingang, nicht schon mit der Rechnungsstellung – ob Sie die Voraussetzungen erfüllen, prüfen wir für Sie. Diese Fristen behalten wir im Blick und übermitteln fristgerecht – Sie müssen sich um Termine nicht kümmern.

Was ändert sich durch die E-Rechnungspflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im inländischen B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – ein strukturiertes elektronisches Format (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung), keine reine PDF. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für alle. In der digitalen Buchhaltung ist das ein Vorteil: strukturierte Rechnungen lassen sich weitgehend automatisiert verarbeiten. Wir richten den Empfang und die Verarbeitung so ein, dass Sie die Übergangsfristen sicher einhalten.

Welche Auswertungen bekomme ich?

Aus der laufenden Buchhaltung erhalten Sie monatlich eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) und bei Bedarf eine Summen- und Saldenliste. Damit sehen Sie nicht erst zum Jahresende, wie Ihr Unternehmen steht, sondern laufend – eine Grundlage für Liquiditätsplanung, Investitionsentscheidungen und Gespräche mit der Bank. Vor allem aber erklären wir Ihnen die BWA verständlich und führen Sie in die Welt der Auswertungen ein – von der kompakten Chefübersicht bis zur Kostenstellenrechnung, die zeigt, welcher Bereich Ihres Unternehmens was verdient. Zahlen liefern wir nicht nur ab, wir besprechen sie mit Ihnen.