Lohnbuchhaltung & Lohnabrechnung

Was übernimmt der Steuerberater bei der Lohnabrechnung?

Wir erstellen für Ihre Mitarbeitenden monatlich die Lohn- und Gehaltsabrechnung und kümmern uns um das gesamte damit verbundene Meldewesen. Dazu gehören die Berechnung von Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträgen, die Erstellung der Entgeltabrechnungen, die Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt sowie Bescheinigungen für Ihre Beschäftigten. Neue Mitarbeitende melden wir an, ausscheidende ab – inklusive aller Bescheinigungen. Sie liefern die Stammdaten und monatlichen Bewegungen, den Rest übernehmen wir.

Welche Fristen gelten bei Lohnsteuer und Sozialversicherung?

Zwei Fristen bestimmen den Monatsrhythmus:

• Die Lohnsteuer-Anmeldung ist – je nach Höhe monatlich, vierteljährlich oder jährlich – bis zum 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums elektronisch zu übermitteln, bei monatlicher Abgabe also zum 10. des Folgemonats.
• Die Sozialversicherungsbeiträge werden am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig; der Beitragsnachweis muss den Krankenkassen zwei Arbeitstage vorher vorliegen.

Weil die Beiträge damit fällig sind, bevor der Monat abgerechnet ist, lässt das Gesetz ein vereinfachtes Verfahren zu (§ 23 Abs. 1 SGB IV): Statt der exakt berechneten Beiträge kann der Beitrag in voraussichtlicher Höhe des Vormonats gezahlt werden; der Restbetrag wird mit der Zahlung des Folgemonats verrechnet. Es gilt ein Entweder-oder zwischen exakter Abrechnung und Schätzverfahren – an der Fälligkeit selbst ändert sich dadurch nichts. Diese Termine sind eng getaktet und wenig fehlertolerant. Wir übermitteln fristgerecht über das geschützte Meldeverfahren (DEÜV) und die Beitragsnachweise, sodass keine Säumniszuschläge entstehen.

Was ist Phantomlohn – und warum wird er bei Prüfungen so teuer?

In der Sozialversicherung gilt das Entstehungsprinzip (§ 22 SGB IV): Beiträge fallen auf den geschuldeten Lohn an – nicht nur auf den tatsächlich gezahlten. Wird etwa ein tariflicher Anspruch, der Mindestlohn oder ein Zuschlag nicht ausgezahlt, fordert die Rentenversicherung die Beiträge auf diesen „Phantomlohn“ trotzdem nach – rückwirkend bis zu vier Jahre, bei Vorsatz bis zu dreißig, zuzüglich Säumniszuschlägen. Die Lohnsteuer folgt dagegen dem Zuflussprinzip. Genau diese Lücke prüfen wir bei der Einrichtung jeder Abrechnung – insbesondere bei Minijobs und Branchen mit Tarifbindung.

Was gilt bei Minijobs und Mindestlohn?

Der gesetzliche Mindestlohn liegt 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt 2027 auf 14,60 €. An den Mindestlohn ist die Minijob-Grenze dynamisch gekoppelt – sie beträgt 2026 603 € im Monat. Wer einen Minijobber knapp an der Grenze beschäftigt, muss bei jeder Mindestlohnerhöhung die Stundenzahl prüfen, sonst rutscht das Beschäftigungsverhältnis unbemerkt in die Sozialversicherungspflicht. Wir behalten diese Grenzen im Blick und weisen Sie rechtzeitig auf Handlungsbedarf hin – auch bei kurzfristiger Beschäftigung, Übergangsbereich (Midijob) und Werkstudenten.

Ist der GmbH-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?

Das hängt an der Rechtsmacht, nicht am Gefühl: Sozialversicherungsfrei ist ein Gesellschafter-Geschäftsführer nach ständiger Rechtsprechung nur mit mindestens 50 % der Anteile oder einer echten, umfassenden Sperrminorität in der Satzung. Die verbindliche Klärung ist eine Rechtsfrage – sie erfolgt im Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung, das bei der Anmeldung eines Gesellschafter-Geschäftsführers automatisch angestoßen wird (§ 7a SGB IV). Eine falsche Einordnung bedeutet jahrelange Beitragsnachzahlungen. Wir weisen rechtzeitig auf das Thema hin und setzen das Ergebnis des Verfahrens in der Abrechnung korrekt um.

Arbeiten Sie mit DATEV?

Ja. Die Entgeltabrechnung läuft über DATEV LODAS. Abrechnungen, Lohnjournale und Auswertungen stellen wir Ihnen digital bereit; auf Wunsch erhalten Ihre Mitarbeitenden ihre Entgeltabrechnung über DATEV Arbeitnehmer online direkt und papierlos. So bleibt der gesamte Prozess digital – unabhängig davon, ob Ihr Betrieb in Wuppertal oder anderswo in Deutschland sitzt.

Für wen sich die ausgelagerte Lohnabrechnung lohnt

Sobald Sie den ersten Mitarbeitenden einstellen, entsteht Meldeaufwand mit engen Fristen und echtem Haftungsrisiko. Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist es wirtschaftlicher und sicherer, die Lohnbuchhaltung in erfahrene Hände zu geben, statt sie nebenbei selbst zu führen. Die Kosten sind überschaubar und gesetzlich geregelt: Die Vergütung der laufenden Lohnabrechnung richtet sich nach § 34 StBVV – je Arbeitnehmer und Abrechnungsmonat sieht die Verordnung einen Rahmen von 6 bis 30 € vor, die Mittelgebühr beträgt 18 €. Sie gewinnen Zeit, vermeiden Fehler und haben einen festen Ansprechpartner für alle Fragen rund um Lohn, Steuer und Sozialversicherung.