Steuerberatung für GmbH-Geschäftsführer

Was ist ein angemessenes Geschäftsführergehalt?

Das Geschäftsführergehalt ist Betriebsausgabe und senkt damit Körperschaft- und Gewerbesteuer. Genau deshalb prüft die Betriebsprüfung die Höhe – und zwar nicht das Grundgehalt allein, sondern die Gesamtausstattung: Festgehalt, Tantieme, Dienstwagen, Pensionszusage, Versicherungen und Sachbezüge zusammen.

Maßstab ist der Fremdvergleich: Was würde ein fremder Dritter in vergleichbarer Position bei vergleichbarer Unternehmensgröße und Ertragslage verdienen? Dafür zieht die Finanzverwaltung Gehaltsstrukturuntersuchungen heran. Was darüber hinausgeht, wird als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt.

• Verhältnis fest zu variabel: Die Tantieme sollte in der Regel 25 % der Gesamtbezüge nicht übersteigen – also etwa ein Verhältnis von 75 zu 25.
• Vorab vereinbart: Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern muss die Vergütung im Voraus klar, zivilrechtlich wirksam und schriftlich geregelt sein.
• Tatsächlich durchgeführt: Was vereinbart ist, muss auch gezahlt werden – stillschweigendes Aussetzen oder Nachzahlen wird zum Problem.

Ein zu niedriges Gehalt ist übrigens ebenfalls keine Lösung: Es verschiebt Gewinn in die GmbH und damit in die Ausschüttungsbesteuerung. Die richtige Höhe ist eine Rechenaufgabe, keine Bauchentscheidung.

Nettolohnoptimierung: mehr netto ohne Gehaltserhöhung

Eine klassische Gehaltserhöhung ist teuer: Vom Bruttozuschlag bleibt nach Steuer oft weniger als die Hälfte übrig, während die GmbH den vollen Betrag trägt. Steuerfreie und pauschal besteuerte Gehaltsbestandteile wirken deutlich effizienter – sie kommen beim Geschäftsführer fast vollständig an.

Die wichtigsten Instrumente mit Stand 2026:

• Sachbezug 50 € monatlich (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) – Gutscheinkarte, Tankkarte, Firmenfitness. 600 € im Jahr, steuer- und abgabenfrei. Achtung: Freigrenze, keine Freibetrag – bei 50,01 € ist der volle Betrag steuerpflichtig.
• Aufmerksamkeiten bis 60 € je persönlichem Anlass – Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum. Zusätzlich zum Sachbezug möglich.
• Betriebliche Altersvorsorge (§ 3 Nr. 63 EStG) – 2026 bis 8.112 € steuerfrei, davon bis 4.056 € sozialversicherungsfrei (8 % beziehungsweise 4 % der Beitragsbemessungsgrenze).
• Betriebliche Gesundheitsförderung (§ 3 Nr. 34 EStG) – 600 € jährlich für zertifizierte Maßnahmen.
• Kindergartenzuschuss (§ 3 Nr. 33 EStG) – unbegrenzt steuerfrei für die Unterbringung nicht schulpflichtiger Kinder.
• Erholungsbeihilfe – 156 € für den Geschäftsführer, 104 € für den Ehegatten, 52 € je Kind, pauschal mit 25 % versteuert.
• Jobticket (§ 3 Nr. 15 EStG) und Dienstrad (§ 3 Nr. 37 EStG, befristet bis Ende 2030).
• Essenszuschuss – arbeitstäglich, 2026 bis 7,67 € je Mahlzeit bei pauschaler Versteuerung.
• Betriebsveranstaltungen – 110 € je Person und Veranstaltung, zweimal jährlich.

Ein Sonderfall, der regelmäßig schiefgeht: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit nach § 3b EStG sind bei Gesellschafter-Geschäftsführern nach ständiger Rechtsprechung in aller Regel eine verdeckte Gewinnausschüttung – ein Geschäftsführer schuldet seine volle Arbeitskraft unabhängig von der Uhrzeit. Finger weg.

Dienstwagen: 1 %, 0,5 % oder 0,25 %?

Der Dienstwagen ist für Geschäftsführer meist der größte einzelne Hebel – und beim Elektroauto besonders wirksam. Für die private Nutzung wird monatlich ein geldwerter Vorteil angesetzt:

• Verbrenner: 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat.
• Plug-in-Hybride: 0,5 %, aber nur wenn eine von zwei Bedingungen erfüllt ist – höchstens 50 g CO₂ je Kilometer oder mindestens 80 km rein elektrische Reichweite nach WLTP. Die Reichweitenschwelle wurde zum 1. Januar 2025 von 60 km angehoben; maßgeblich ist das Jahr der Anschaffung. Erfüllt der Wagen keine der beiden, gilt die volle 1 %-Regel.
• Reine Elektrofahrzeuge bis 100.000 € Bruttolistenpreis: nur 0,25 %. Die Grenze wurde zum 1. Juli 2025 von 70.000 € angehoben und gilt für Fahrzeuge, die danach angeschafft beziehungsweise erstmals privat überlassen wurden.
• Reine Elektrofahrzeuge über dieser Preisgrenze: 0,5 %.

Dazu kommen Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb mit 0,03 % je Entfernungskilometer – bei E-Fahrzeugen ebenfalls auf der reduzierten Bemessungsgrundlage. Die Anhebung auf 100.000 € wirkt nicht rückwirkend: Ein 2024 angeschaffter E-Dienstwagen für 85.000 € bleibt bei 0,5 %.

Ob die Pauschalregelung oder ein Fahrtenbuch günstiger ist, hängt vom Verhältnis privater zu betrieblicher Nutzung, vom Listenpreis und von der Entfernung zum Betrieb ab. Wir rechnen beide Varianten durch, bevor der Wagen bestellt wird – danach ist die Wahl für das Jahr gebunden.

Verdeckte Gewinnausschüttung – die teuersten Fehler

Eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) ist eine Vermögensminderung der GmbH, die ihre Ursache im Gesellschaftsverhältnis hat und nicht als offene Ausschüttung beschlossen wurde (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Die Folge trifft doppelt: Der Gewinn der GmbH wird wieder erhöht – und derselbe Betrag beim Geschäftsführer als Kapitalertrag besteuert.

Was die Betriebsprüfung regelmäßig findet:

• Unangemessen hohes Gehalt oder eine Tantieme ohne klare Bemessungsgrundlage.
• Private Pkw-Nutzung ohne vertragliche Grundlage oder ohne Versteuerung.
• Zinslose oder ungesicherte Darlehen an den Geschäftsführer, oft über ein stetig wachsendes Verrechnungskonto.
• Miet-, Pacht- oder Beraterverträge, die einem Fremdvergleich nicht standhalten.
• Nachträglich vereinbarte Zahlungen bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern – sie sind praktisch immer eine vGA.

Der gemeinsame Nenner: Es fehlt entweder die klare, vorab getroffene schriftliche Vereinbarung oder die tatsächliche Durchführung. Beides lässt sich mit überschaubarem Aufwand sauber aufsetzen – rückwirkend aber nicht mehr reparieren.

Sind Sie als Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?

Diese Frage entscheidet über fünfstellige Beträge im Jahr – und sie wird häufig falsch beantwortet. Maßgeblich ist, ob eine abhängige Beschäftigung im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV vorliegt. Nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts kommt es dabei allein auf die Rechtsmacht an, nicht auf das tatsächliche Tagesgeschäft:

• Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung: in der Regel sozialversicherungspflichtig.
• Minderheitsbeteiligung unter 50 % ohne Sperrminorität: ebenfalls pflichtig – auch wenn Sie faktisch allein entscheiden.
• Beteiligung ab 50 % oder eine im Gesellschaftsvertrag verankerte, umfassende Sperrminorität: regelmäßig keine Versicherungspflicht.

Eine Sperrminorität für einzelne Themen genügt nicht – sie muss sämtliche Beschlüsse erfassen und unmittelbar aus der Satzung folgen. Bei exakt 50 % gibt es derzeit unterschiedliche Entscheidungen der Sozialgerichte.

Seit April 2022 leiten die Krankenkassen bei Gesellschafter-Geschäftsführern verpflichtend ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV ein. Wir empfehlen, den Status bei jeder Änderung der Beteiligungsverhältnisse neu prüfen zu lassen: Ein Bescheid von vor fünf Jahren schützt nicht, wenn sich die Anteile seither verschoben haben – und Nachforderungen laufen rückwirkend auf.

Gehalt, Darlehen oder Ausschüttung – die richtige Mischung

Sind Sie zugleich Gesellschafter, haben Sie drei Wege, Geld aus der GmbH zu sich zu bewegen – mit sehr unterschiedlicher Wirkung:

• Gehalt: Betriebsausgabe, senkt Körperschaft- und Gewerbesteuer. Beim Geschäftsführer greift der persönliche Einkommensteuersatz, bei Versicherungspflicht zusätzlich die Sozialversicherung.
• Gesellschafterdarlehen: kein steuerpflichtiger Zufluss – aber nur, wenn es ein echtes Darlehen ist. Und nur auf Zeit.
• Ausschüttung: nicht abziehbar. Der Gewinn trägt auf Ebene der GmbH typisierend rund 30 % aus Körperschaftsteuer samt Solidaritätszuschlag (15,825 %) und Gewerbesteuer, danach beim Gesellschafter 26,375 % Abgeltungsteuer inklusive Solidaritätszuschlag.

Die rund 30 % sind ein Richtwert bei einem Gewerbesteuer-Hebesatz von 400 %. Weil jede Gemeinde ihren Hebesatz selbst festlegt, liegt der tatsächliche Wert je nach Sitz der GmbH spürbar darüber oder darunter – das rechnen wir für Ihren Standort konkret durch.

Das Gesellschafterdarlehen ist der am häufigsten unterschätzte Weg. Sauber aufgesetzt ist es völlig unproblematisch, es braucht aber vier Dinge: eine vorab schriftlich geschlossene Vereinbarung, einen fremdüblichen Zins, eine feste Laufzeit mit Tilgungsplan und – je nach Höhe – Sicherheiten. Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ist die Schriftform vor der Auszahlung keine Formalie, sondern Voraussetzung.

Bei der Ausschüttung haben Sie die Wahl zwischen Abgeltungsteuer und – auf Antrag nach § 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG – dem Teileinkünfteverfahren, bei dem 60 % der Ausschüttung mit Ihrem persönlichen Satz belastet werden. Voraussetzung ist eine Beteiligung von mindestens 25 % oder von mindestens 1 % bei maßgeblichem unternehmerischem Einfluss; der Antrag bindet fünf Jahre.

Rein rechnerisch nehmen sich beide Wege wenig: Der Gleichstand liegt bei einem Grenzsteuersatz von rund 41,7 %, und die typischen Spitzensätze von 42 % und 45 % liegen nur knapp darüber. Interessant wird das Teileinkünfteverfahren aus zwei anderen Gründen:

• Wenn Kosten im Zusammenhang mit der Beteiligung anfallen – etwa Zinsen für einen fremdfinanzierten Anteilserwerb. Unter dem Teileinkünfteverfahren sind davon 60 % abziehbar, unter der Abgeltungsteuer gar nichts außer dem Sparer-Pauschbetrag. Hier kippt die Rechnung deutlich.
• Als Vorsorge für später festgestellte verdeckte Gewinnausschüttungen. Stuft eine Betriebsprüfung Jahre später einen Gehalts- oder Tantiemebestandteil als vGA ein, wird dieser Betrag zum Kapitalertrag – und ohne rechtzeitigen Antrag voll der Abgeltungsteuer unterworfen.

Der zweite Punkt wird regelmäßig übersehen. Der BFH hat entschieden, dass die Antragsfrist auch dann gilt, wenn die Kapitalerträge erst durch die Außenprüfung entstehen: Der Antrag ist spätestens mit der Einkommensteuererklärung für das jeweilige Jahr zu stellen, eine Wiedereinsetzung kommt nicht in Betracht (Urteil vom 14. Mai 2019, VIII R 20/16). Ein vorsorglicher Antrag ist aber ausdrücklich zulässig – und genau deshalb prüfen wir ihn bei unternehmerisch beteiligten Geschäftsführern Jahr für Jahr mit, auch wenn gar nicht ausgeschüttet wurde.

Hinzu kommt ein zeitlicher Aspekt: Der Körperschaftsteuersatz sinkt ab 2028 in fünf Schritten von 15 % auf 10 % ab 2032. Gewinne, die später ausgeschüttet werden, tragen auf Ebene der GmbH also künftig weniger Steuer – ein Argument, die Ausschüttungsplanung über mehrere Jahre zu legen statt jahresweise zu entscheiden.

Altersvorsorge: Pensionszusage oder Direktversicherung?

Geschäftsführer ohne Sozialversicherungspflicht bauen keine gesetzliche Rente auf – die Versorgung muss aus dem Unternehmen oder privat kommen. Zwei Wege sind üblich:

Die Pensionszusage verspricht eine Versorgung unmittelbar aus der GmbH. Die Rückstellung mindert den Gewinn, die Besteuerung erfolgt erst im Rentenbezug. Sie verlangt aber eine saubere Gestaltung: Erdienbarkeit, Finanzierbarkeit, Angemessenheit, Probezeit und Unverfallbarkeit sind durchgerechnet nachzuweisen. Hält die Zusage nicht, wird sie zur verdeckten Gewinnausschüttung. Und sie bindet die GmbH langfristig – bei einem späteren Verkauf wird eine Pensionszusage schnell zum Hindernis.

Die Direktversicherung nach § 3 Nr. 63 EStG ist deutlich schlanker: 2026 sind bis zu 8.112 € jährlich steuerfrei, davon bis 4.056 € auch sozialversicherungsfrei. Für sozialversicherungsfreie Gesellschafter-Geschäftsführer zählt davon nur der steuerliche Teil – was sie trotzdem attraktiv macht, weil die Beiträge als Betriebsausgabe abziehbar sind.

Welcher Weg passt, hängt von Alter, Ertragslage, Beteiligungsverhältnissen und davon ab, ob ein Verkauf oder eine Übergabe absehbar ist. Diese Frage gehört vor die Unterschrift, nicht danach – zur Unternehmensnachfolge beraten wir ohnehin im Zusammenhang.

Haftung: Wofür Sie persönlich einstehen

Als Geschäftsführer haften Sie mit Ihrem Privatvermögen für Steuern der GmbH, wenn Sie Ihre Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig verletzen (§ 69 in Verbindung mit § 34 AO). Das ist keine theoretische Gefahr, sondern der häufigste Haftungsfall überhaupt.

• Lohnsteuer ist treuhänderisch einbehaltenes Geld der Arbeitnehmer. Wird sie nicht abgeführt, haftet der Geschäftsführer praktisch immer – auch in der Krise.
• Umsatzsteuer und andere Unternehmenssteuern unterliegen dem Grundsatz der anteiligen Tilgung: Reicht die Liquidität nicht, müssen alle Gläubiger gleichmäßig bedient werden. Wer Lieferanten voll und das Finanzamt gar nicht bezahlt, haftet für die Differenz.
• Nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitnehmer sind zusätzlich strafbewehrt (§ 266a StGB).
• Erklärungs- und Abgabepflichten bleiben Ihre Verantwortung, auch wenn die Buchhaltung ausgelagert ist.

Der wirksamste Schutz ist unspektakulär: fristgerechte Anmeldungen, saubere Dokumentation und bei Liquiditätsengpässen frühzeitig reden – mit uns und mit dem Finanzamt. Stundungs- und Ratenlösungen sind möglich, solange man sie rechtzeitig anstößt.

Wie wir mit Geschäftsführern arbeiten

Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Gesellschaft kennt – keine wechselnden Sachbearbeiter. Entscheidend ist dabei, dass wir beide Ebenen zusammen betrachten: die GmbH und Ihre private Steuersituation. Eine Entscheidung über Gehalt, Tantieme oder Ausschüttung lässt sich nicht sinnvoll treffen, wenn nur eine der beiden Seiten auf dem Tisch liegt.

Konkret heißt das: laufende Buchhaltung und Jahresabschluss der GmbH, die Lohnabrechnung inklusive der steuerfreien Gehaltsbestandteile, Ihre private Einkommensteuererklärung – und eine Vorausschau, was am Jahresende tatsächlich zu zahlen ist, bevor der Bescheid kommt. Den Anstellungsvertrag sehen wir uns dabei genauso an wie die Zahlen, denn die teuren Fehler stehen meistens dort.

Erreichbar sind wir an beiden Standorten: am Kanzleisitz in Wuppertal und in unserer weiteren Beratungsstelle in Marl im Kreis Recklinghausen. Besprechungen führen wir vor Ort oder digital – ganz wie es Ihnen besser passt.